DOKULOG
   Dokumentenlogistik  &
   Management Beratung

Wie sieht das heutige Druckkonzept aus (Geräteauswahl, Standorte etc.)? Wie sieht das heutige Kopiererkonzept aus? Gibt es ein einheitliches Vervielfältigungskonzept? Wer ist für so etwas zuständig? Wer beschäftigt sich überhaupt mit dem Thema Vervielfältigung und Papierausgabe im Hause? Welche Rolle spielt die Papierausgabe bei der Bearbeitung sonstiger Projekte (z.B. Einführung eines neuen DV-Systems oder Dokumentenmanagement-Systems)?

Wie viele unterschiedliche Gerätetypen sind im Einsatz? Von wie vielen Lieferanten? Wie viele unterschiedliche Verbrauchsmaterialien (Toner etc.)?

Wie viel wird auf den verschiedenen Druckern gedruckt und wie sind die Geräte ausgelastet? Wie viel wird auf den verschiedenen Kopierern kopiert und/oder gedruckt und wie sind die Geräte ausgelastet?

Wie ist die Anbindung der Fachabteilungen an eine eventuelle zentrale Vervielfältigung organisiert? Wie gelangen die Aufträge dorthin? Wie werden fertige Aufträge an die Auftraggeber geliefert?

Wie sehen die heutigen und zukünftigen Vertragsformen für die Geräte aus?

	Kauf: Preis, Garantiezeit, Wartung/Service, Reparaturen, Abschreibungsfristen, Materialbeschaffung
	Miete: Mietkosten, Mietbestandteile, Vertragslaufzeiten, Mindestabnahmemengen, Folgeklickpreise, Änderungen bei Geräterückgaben, zusätzlichen oder geänderten Geräten

Wie sieht der Grundriss der Gebäude aus? Wo stehen die Geräte im Gebäude (Bauplan)? Wie weit müssen die Mitarbeiter dahin laufen? Sind die Stellplätze mit Netzwerkanbindung ausgestattet? Welche sonstigen Stellplätze stehen zur Verfügung?

Wie ist die Auswahl, Beschaffung und Betreuung der Geräte (Drucker, Kopierer, Multifunktionssysteme) organisiert? Wer ist für die Auswahl, Beschaffung, Verwaltung und Lagerung der Verbrauchsmaterialien zuständig?

Werden Sonderfunktionen der Systeme werden benötigt (Scan-to-Funktionen, Faxanbindung usw.? Welche sonstigen Funktionen werden gefordert (z.B. Kostenstellenabrechnung für Druck und Kopie, vertrauliches Drucken, spezielle Host-Anbindungen, Follow-me-print)?

Wie soll die zukünftige Strategie der Papierausgabe aussehen? Wie viele Ebenen (z.B. Papierausgabe am Arbeitsplatz, auf der Etage, in der Abteilung, im Gebäude, zentral usw.) soll das zukünftige Konzept haben? Welche? Nach welchen Regeln werden in Zukunft Geräte positioniert? Welche Geräte werden auf welcher Ebene eingesetzt? Wer betreut welche Geräte auf welcher Ebene mit welchen Instrumenten? Wie werden die Geräte ausgestattet? Welche Serviceanforderungen werden gestellt? Was soll beschafft werden? Wie sollen die Verträge aussehen? Wie werden die Mitarbeiter informiert / motiviert neue Arbeitsweisen zu nutzen?

Welche Rolle spielen Farbanwendungen? Wie passen Farbsysteme ins Gesamtkonzept? Wie soll in Zukunft mit Anforderungen nach Farbsystemen umgegangen werden?

Wie sehen die Umsetzungsschritte aus? Wer muss wann was machen? Welche Termine müssen berücksichtigt werden (z.B. auslaufende Verträge, Fristen bei der Ausschreibung)?

Überblick über die Kosten der derzeitigen Vervielfältigung und Vergleich mit anderen Einrichtungen (Benchmarking).

Aufzeigen von Wirtschaftlichkeitspotenzialen - Ansatzpunkte für Prozessverbesserungen und Kosteneinsparungen.

Abgestimmte Strategie für die zukünftige Papierausgabe.

Gemeinsame Festlegung von zukünftigen Zuständigkeiten und Arbeitsabläufen.

Herstellerunabhängige Definition der benötigten Systeme und Funktionen.

Festlegung von Serviceanforderungen und Vertragsformen.

Zeitplan und Rahmenbedingungen für das Auswahlverfahren für zukünftige Lieferanten sowie die Einführung neuer Systeme.

In einem eintägigen, sehr kompakten Workshop werden alle Aspekte der Konzeption der Vervielfältigung sehr konzentriert abgehandelt.

Alle betroffenen Bereiche werden von vornherein eingebunden, so dass eine hohe Akzeptanz für die gemeinsam erarbeiteten Ergebnisse gegeben ist.

Sehr wirtschaftliche Vorgehensweise - einfach, schnell und ohne großem Aufwand zu einer abgestimmten und umsetzbaren Strategie und konkreten Maßnahmen.

Ergebnisse können sofort umgesetzt werden - Wirtschaftlichkeitseffekte treten kurzfristig ein.