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Ausschreibungsunterstützung und Beschaffungsberatung
mit den Schwerpunkten:

Wir helfen Behörden und Unternehmen bei Ausschreibungen und Beschaffungsentscheidungen in zahlreichen Themenfeldern. DOKULOG unterstützt bei Vergabeverfahren und Ausschreibungen, hilft bei der Konzeption der Prozesse, formuliert Leistungsverzeichnisse, macht Vorschläge bei Bieterfragen, wertet Angebote aus und unterbreitet unabhängige Vergabeempfehlungen. Wir kennen uns mit den Anforderungen rund um Outputmanagement und Rahmenverträgen aus. Aus unserer langjährigen Beratungserfahrung sind wir mit verschiedenen Ausschreibungsverfahren vertraut.

 

Die Begleitung von Ausschreibungen gehört zu unserem Tagesgeschäft. Auf Wunsch begleiten wir die Systemeinführung und helfen bei der Abnahme.

 

Outputmanagement: Miet-, Leasing-, Kaufverträge für Drucker, Kopierer, MFP, Scanner mit entsprechender Software

 

Im Umfeld des Outputmanagements liegen unsere Schwerpunkte bei Output-Infrastrukturen (MPS Managed-Print-Service) und Hausdruckereien. Gesamtlösungen aus Hardware für Drucker, Kopierer, Scanner, Multifunktionssysteme, MFP, unterschiedlicher Software für Outputmanagement, Flotten-Management, Follow-Me-Print, Scan-Lösungen, Web-to-Print, Job-Ticket, Authentifizierung, Security usw. und anspruchsvollen Dienstleistungen mit Servicekonzepten, SLA (Service Level Agreements), Automatisierte Tonerbestellungen und Roll-Out-Vorgaben gehören zu den Themen, die wir mit den Rahmenbedingungen (Losen, Vertragsformen, Vertragslaufzeiten, Abrechnungsmodalitäten, Zuschlags- und Wertungskriterien) in unseren Pflichtenheften und Leistungsverzeichnissen abbilden. Wenn Sie wissen, was Sie wollen, dann sind unser Aufwand für die Erstellung und Begleitung der Ausschreibung und damit auch die Kosten gering. Wenn Sie es nicht genau wissen, dann erarbeiten wir dies gemeinsam.

 

Üblicherweise umfasst unsere Beratungsleistung vor jeder Ausschreibung die Konzeption für den zukünftigen Umgang mit solchen Systemen und Lösungen. Gemeinsam stimmen wir den Rahmen für die zukünftige Arbeit mit den Geräten ab. Dazu gehören neben den Aspekten zur Hardware-Auswahl auch mögliche Vertragsvarianten und Servicekonzepte sowie Anforderungen an Software-Lösungen. Wir haben bei allen Überlegungen immer die spätere Umsetzung im Blick und binden die betroffenen Mitarbeiter frühzeitig mit ein.  Wir helfen, den richtigen Systempartner zu finden.

 

 

Rahmenvertrag Druckdienstleistungen

 

Unternehmen und öffentliche Verwaltung arbeiten tagtäglich mit Schreiben und Dokumenten. Ohne Papier geht es noch lange nicht. Anschreiben, Flyer, Broschüren, Visitenkarten usw. werden gedruckt und verschickt. Oft erfolgen deren Druck und Versand durch entsprechende Dienstleister. In vielen Häusern werden dafür jeweils einzelne Aufträge nach vorheriger Preiseinholung vergeben. Die Vorgehensweise ist umständlich und intransparent. Sie verschlingt viel Zeit, kostet Geld und lässt sich schlecht kontrollieren.

 

Kostenbewusste Auftraggeber setzen für den Bereich „Druckdienstleistungen“ auf Rahmenverträge. Denn gerade wirtschaftlich lohnen sich solche Verträge. Ziel der Rahmenverträge ist die möglichst vollständige Abwicklung aller Druckdienstleistungen innerhalb eines abgestimmten Beauftragungs-, Fertigungs- und Abrechnungsprozesses mit einem zuverlässigen, kompetenten und leistungsfähigen Dienstleister. Sinnvoll ist die Einbindung des Dienstleisters in die entsprechenden Prozesse und Anwendungen der Auftraggeber. Die Vergabe der einzelnen Druckaufträge erfolgt über ein, auf die Belange des Auftragsgebers hin, angepasstes Online-Bestellsystem. Es sollte an das Rechnungswesen des Auftraggebers angebunden werden.

 

Mit der Ausschreibung von Rahmenverträgen und integrierten Online-Bestellsystemen lassen sich sämtliche Prozesse rund um die Auftragsvergabe, -abwicklung, -kontrolle und -abrechnung deutlich verbessern. Durch die Bündelung der Aufträge werden Kosten deutlich gesenkt. DOKULOG hilft dabei.

 

Bei den Ausschreibungen von Druckdienstleistungen arbeiten wir mit der Firma InduPrint Services GmbH in Kornwestheim als führenden Dienstleister im Dokumenten-Management zusammen. Speziell für die Zielgruppe der Selbstverwaltung im Handwerk und der Industrie haben wir besondere Angebote entwickelt:

 

Rahmenvertrag Büroartikel

 

Irgendwie fallen Büroartikel immer erst auf, wenn sie gerade nicht zur Hand sind.  Stifte, Hefter, Locher, Klebestifte, Mappen, Notizblöcke und viele andere Artikel müssen irgendwo her kommen, wenn sie gebraucht werden.

 

Viele Auftraggeber setzen für den Bereich „Büroartikel“ auf Rahmenverträge. Nicht nur wirtschaftlich lohnen sich solche Verträge. Sie lassen sich auch gut mit deutlichen Vereinfachungen der Lagerung und Verwaltung verbinden. Aufwendig zu führende eigene Lager entfallen. Der Aufwand für das ständige Kontrollieren der Bestände und einzelnen Nachbestellungen von Artikeln, wenn bestimmte Stände unterschritten werden, reduziert sich.  Moderne Shopsysteme lassen sich in die Prozesse des Auftraggebers einbinden. Die Abrechnung kann elektronisch nach den Vorgaben des Auftraggebers erfolgen.

 

Mit der Ausschreibung von Rahmenverträgen und integrierten Online-Bestellsystemen lassen sich sämtliche Prozesse rund um die Auftragsvergabe, -abwicklung, -kontrolle und -abrechnung deutlich verbessern. Durch die Bündelung der Aufträge werden Kosten deutlich gesenkt. DOKULOG hilft dabei.

Unterstützungsbereich:
Outputmanagement

Anlass:

• Auslaufende Verträge für

   Papierausgabesysteme
• Ausschreibung einer Output-

   Infrastruktur

• Ausschreibung erklärungsbedürftiger
  Produkte

• Ausschreibung von Rahmenverträgen

   z.B. für Druckdienstleistungen oder

   Büromaterial

Vorgehensweise:

1. Beratungsgespräch

2. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

     (auch europaweit gemäß VOL)
3. Begleitung der Ausschreibung bei

     Bieterfragen
4. Auswertung der Angebote
5. Vergabeempfehlung

6. Begleitung bei der Systemeinführung
     und Abnahme

Nutzen - Ergebnis:

• Transparente und nachvollziehbare

   Ausschreibungsverfahren

• Wirtschaftliche Ausschreibungsergebnisse

• Flexible - zukunftsfähige Vertragsmodelle

• Moderne, auf die internen Bedürfnisse

  abgestimmte Lösungen - meist mehr

  Funktionalität und bessere Ausstattung
 

Vorteil:

Verfahrenssicher, kompetent, zielgerichtet,

Transparent und nachvollziehbar,

 

Schnelle Amortisation der Aufwendungen

durch deutliche Kostenreduzierung
 --> Wir sind unser Geld wert !

 

Ausschreibungsgegenstände:

• Drucker, Kopierer, Multifunktionssysteme 

   (MFP), Scanner, Outputmanagement,

   Software usw.

 

 

 

 

 

Unterstützungsbereich:
Rahmenvertrag

 

Anlass:

• Einzelbeauftragung

• Mangelnde Integration in die eigenen

   Prozesse

• zeitraubende Beauftragungsverfahren
   und mangelnde Übersicht

• Neuausschreibung

   von Rahmenverträgen

 

Vorgehensweise:

1. Beratungsgespräch und Analyse der

     Ausgangssituation

2. Erstellung der Ausschreibungsunterlagen

3. Begleitung der Ausschreibung bei

     Bieterfragen
4. Auswertung der Angebote
5. Vergabeempfehlung

6. Begleitung bei der Systemeinführung
     und Abnahme

Nutzen - Ergebnis:

• Transparente und nachvollziehbare

   Ausschreibungsverfahren

• Wirtschaftliche Ausschreibungsergebnisse

• Verbesserte Prozessintegration

• Vereinfachte Abrechnung und volle

  Übersicht

• Moderne, auf die internen Bedürfnisse

  abgestimmte Lösungen - mehr

  Funktionalität und bessere Ausstattung
 

Vorteil:

Verfahrenssicher, kompetent, zielgerichtet

Transparent und nachvollziehbar

 

Schnelle Amortisation der Aufwendungen

durch deutliche Kostenreduzierung
 --> Wir sind unser Geld wert !

 

Ausschreibungsgegenstände:

• Rahmenverträge für Druckdienstleistungen und

   Büroartikel usw.

 

         
DOKULOG
Dokumentenlogistik &
Management Beratung

Ferdinandstraße 30b
51469 Bergisch Gladbach

Tel.: +49 2202 - 239838
Fax: +49 2202 - 239839
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